Multifunktionsgerät kleine Büros Test 2025 – Die besten Modelle · VFAZ

Stellen Sie sich vor: Es ist Montagmorgen, der dritte Kunde diese Woche braucht eine Kopie seines Vertrags, der Scanner ist irgendwo unter Papierstapeln begraben, und das alte Drucker-Kopierer-Scanner-Ensemble nimmt die halbe Ecke Ihres Mini-Büros ein. Klingt bekannt? Dann sind Sie hier richtig.

In diesem Ratgeber zum Thema Multifunktionsgerät für kleine Büros erfahren Sie genau, worauf es bei der Auswahl ankommt – ohne Schnickschnack, mit klaren Zahlen und konkreten Empfehlungen für 2025. Wir vergleichen die relevanten Modelle, decken die versteckten Kosten auf und helfen Ihnen, das richtige Gerät für Ihren Bedarf zu finden.

Multifunktionsgerät für kleine Büros: Lohnt sich die Investition?

Die kurze Antwort: Ja – unter einer Bedingung. Wenn Sie regelmäßig drucken, scannen und kopieren müssen und dafür aktuell mehrere Geräte (oder ein einziges, das alles schlecht macht) herumstehen haben, dann spart ein gutes Multifunktionsgerät nicht nur Platz, sondern auch langfristig Geld.

Die Investition in ein solides 4-in-1-Gerät liegt zwischen 120 € und 400 € je nach Technologie und Ausstattung. Dazu kommen die laufenden Kosten für Patronen oder Toner. Die Rechnung geht auf, sobald Sie die Anschaffung von separaten Geräten, deren Stromverbrauch und den Nervfaktor alter Drucker gegenrechnen.

Wir haben in den letzten Monaten verschiedene Modelle für kleine Büros getestet und verglichen – von kompakten Tintenstrahl-Geräten bis zu Lasergeräten mit Netzwerkanschluss. Unsere Ergebnisse fließen direkt in die folgenden Empfehlungen ein.

Die 5 wichtigsten Kaufkriterien für Ihr Multifunktionsgerät

Bevor Sie sich für ein Modell entscheiden, definieren Sie Ihre Priorities. Nicht jedes Feature ist gleich wichtig – und manche Funktion, die im Prospekt toll klingt, brauchen Sie im Alltag nie. Hier sind die fünf Kriterien, die wirklich zählen:

Drucktechnologie: Tintenstrahl oder Laser? Tintenstrahlgeräte sind flexibler bei gemischten Druckaufträgen (Text + Grafik + Fotos), Lasergeräte punkten bei hohem Textdruckvolumen mit niedrigeren Seitenkosten.
Folgekosten: Die Kosten pro Seite sind entscheidend. Rechnen Sie nach: ein Gerät mit 200 € Ersparnis beim Kauf, aber 8 Cent pro Seite statt 3 Cent, kostet Sie bei 500 Seiten/Monat über ein Jahr ca. 300 € mehr.
Papierkapazität: Wie viel Papier fasst das Fach? Für ein kleines Büro sind 100–250 Blatt Standard. Bei größerem Bedarf lohnt sich ein zweites Fach.
Netzwerkfähigkeit: WLAN und/oder LAN – beides ist bei modernen Geräten Standard. Prüfen Sie, ob AirPrint (Apple) und Cloud-Druck unterstützt werden.
Scanqualität und ADF: Ein automatischer Dokumenteneinzug (ADF) spart Zeit beim Scannen oder Kopieren mehrseitiger Vorlagen. Für gelegentliches Scannen reicht auch ein Flachbettscanner.

Kompakte Bauform: Platzsparende Geräte für beengte Verhältnisse

Der Platz in kleinen Büros und Homeoffices ist endlich. Die meisten Multifunktionsgeräte für diesen Einsatzbereich sind bewusst kompakt gehalten: etwa 40–45 cm breit, 30–35 cm tief und 15–20 cm hoch. Das passt auf einen normalen Schreibtisch, ohne die gesamte Arbeitsfläche zu blockieren.

Was Sie beachten sollten: Messen Sie Ihren geplanten Stellplatz inklusive Raum zum Öffnen des Scanners und zum Ziehen des Papierfachs. Manche Geräte wirken kompakt, benötigen aber nach hinten mehr Freiraum für die Papierzufuhr.

Der Canon PIXMA TS3720 Test zeigt beispielsweise, dass dieses Modell trotz seiner kompakten Maße alle Grundfunktionen abdeckt – allerdings ohne Duplexdruck und mit kleinem Papierfach. Für das reine Homeoffice mit wenig Druckaufkommen reicht das. Wer mehr erwartet, sollte zu einem Gerät mit größerer Kapazität greifen.

Netzwerkdruck über LAN und WLAN im Alltag

Eines der wichtigsten Features für ein kleines Büro: Mehrere Personen müssen drucken können, ohne das Gerät jedes Mal umstecken zu müssen. Hier kommt die Netzwerkfähigkeit ins Spiel.

WLAN ist heute bei fast allen Geräten Standard und ermöglicht kabelloses Drucken von jedem Gerät im Netzwerk – Laptop, Smartphone, Tablet. Besonders praktisch im Homeoffice, wo der Drucker nicht direkt neben dem Router stehen muss.

LAN (Ethernet) bietet eine stabilere Verbindung und ist schneller bei großen Druckaufträgen. In einem Büro mit mehreren Nutzern empfehlen wir, beide Schnittstellen zu nutzen: LAN als Primärverbindung für Desktop-PCs, WLAN für mobile Geräte und Gäste.

Prüfen Sie außerdem, ob das Gerät AirPrint (für Apple-Geräte) und Google Cloud Print /direkten Cloud-Druck unterstützt. Diese Funktionen sparen Zeit, wenn Sie unterwegs schnell etwas vom Smartphone aus drucken müssen.

Papierkapazität und Erweiterungsmöglichkeiten

Die Papierkapazität bestimmt, wie oft Sie das Fach nachfüllen müssen. Für ein kleines Büro mit moderatem Druckaufkommen reicht ein 100–150-Blatt-Eingabefach in der Regel aus. Wenn Sie allerdings regelmäßig größere Aufträge drucken – z. B. Präsentationen, Handbücher oder größere Mengen Rechnungen – empfiehlt sich ein Gerät mit 250-Blatt-Kassette.

Einige Geräte bieten ein zweites Fach für Spezialpapier (Fotopapier, Umschläge, Etiketten). Das ist praktisch, wenn Sie hin und wieder Fotos drucken oder Geschäftspostkuverts nutzen. Für die meisten Kleinunternehmer ist das aber kein Muss.

Achten Sie auch auf die maximale Papierstärke: Standard-Büropapier (80 g/m²) schafft jedes Gerät, aber dickere Papiere (120+ g/m²) oder Karton erfordern ein Gerät mit flexiblem Papiereinzug.

Folgekosten für Patronen und Toner richtig kalkulieren

Hier verstecken sich die echten Kosten. Ein Gerät, das günstig in der Anschaffung ist, kann über die Lebensdauer teurer werden, wenn die Patronen oder Toner horrende Preise haben. Rechnen Sie immer die Kosten pro Seite aus – das ist die aussagekräftigste Zahl.

Tintenstrahlgeräte haben günstige Einstiegspatronen (oft 10–20 € pro Farbset), aber höhere Kosten pro Seite. Durchschnittlich liegen Sie bei 5–10 Cent pro Seite bei Mischdruck (Text + Grafik). XL- oder XXL-Patronen senken die Kosten pro Seite deutlich – lohnen sich aber nur, wenn Sie das Volumen haben.

Lasergeräte haben höhere Anschaffungskosten für Toner (30–80 € pro Kartusche), senken aber die Kosten pro Textseite auf 2–4 Cent. Bei einem monatlichen Volumen von 300+ Seiten macht sich das schnell bemerkbar.

Unser Tipp: Rechnen Sie nach, wie viele Seiten Sie wirklich drucken, bevor Sie sich für ein Gerät entscheiden. Nutzen Sie die Seitenreichweite aus den technischen Daten (meist ISO-Angaben) und teilen Sie den Patronen-/Tonerpreis durch die Reichweite. Dann haben Sie die echten Kosten pro Seite.

Unsere Empfehlungen: Die besten Multifunktionsgeräte für kleine Büros 2025

Basierend auf unseren Tests und dem Vergleich von Anschaffungspreis, Druckkosten und Ausstattung empfehlen wir folgende Modelle für verschiedene Einsatzszenarien:

Für das Homeoffice mit gemischtem Bedarf: Der Canon PIXMA TR4720 Test zeigt einen soliden Allrounder mit Fax, Duplexdruck und WLAN. Die Tintenkosten sind moderat, und das Gerät ist kompakt genug für jeden Schreibtisch. Ideal für Selbstständige, die hauptsächlich Text und gelegentlich Grafiken drucken.

Für höheres Druckvolumen mit Fokus auf Text: Der Brother HL-L2460DW Test ist ein kompakter Schwarzweiß-Laserdrucker mit Netzwerkanschluss und Duplexdruck. Wenn Sie hauptsächlich Dokumente drucken und keine Farbe brauchen, ist das die kosteneffizienteste Lösung. Die Seitenkosten liegen deutlich unter denen von Tintenstrahlgeräten.

Für kreative Selbstständige und Designbüros: Der Canon PIXMA TS6520 Test bietet eine höhere Auflösung und unterstützt eine breitere Papiervielfalt – inklusive Duplexdruck und schnellerem Output. Perfekt, wenn Sie auch Präsentationen, Flyer oder Broschüren inhouse drucken.

Was Sie überspringen sollten: Wenn Sie weniger als 100 Seiten im Monat drucken, reicht ein einfacheres Gerät ohne Netzwerkfunktionen. Ein hochpreisiges Multifunktionsgerät lohnt sich erst ab einem Volumen, bei dem die Ersparnis bei den Folgkosten die höhere Anschaffung rechtfertigt.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

Final thoughts

Die Wahl des richtigen Multifunktionsgeräts für kleine Büros hängt vor allem von zwei Faktoren ab: Ihrem Druckvolumen und Ihrem Budgetrahmen. Wenn Sie die Kosten pro Seite im Blick behalten und auf Netzwerkfähigkeit nicht verzichten, werden Sie mit fast jedem aktuellen Modell zufrieden sein. Unsere Tests zeigen, dass es 2025 für jeden Bedarf eine passende Lösung gibt – kompakt, zuverlässig und mit akzeptablen Folgkosten. Schauen Sie sich die verlinkten Einzeltests an, um das Modell zu finden, das zu Ihrem Arbeitsalltag passt.